Google Forms का उपयोग डेटा इकट्ठा करने के लिए एक बेहतरीन टूल है, लेकिन जब आप किसी को फॉर्म भरने के बाद कन्फर्मेशन ईमेल भेजना चाहते हैं, तो आपको अतिरिक्त सेटअप की जरूरत होती है। इस ब्लॉग में, हम Google Forms के साथ कन्फर्मेशन ईमेल भेजने की प्रक्रिया को स्टेप बाय स्टेप समझेंगे।

स्टेप 1: Google Forms तैयार करें

सबसे पहले, आपको Google Forms में एक फॉर्म तैयार करना होगा, जिसके द्वारा आप डेटा एकत्रित कर सकते हैं और कन्फर्मेशन ईमेल भेज सकते हैं।

1. Google Forms खोलें:

• Google Forms पर जाएं।
• "Blank" या किसी टेम्प्लेट को चुनकर नया फॉर्म बनाएं।

2. फॉर्म में आवश्यक प्रश्न जोड़ें:

• आवश्यक प्रश्न जैसे कि नाम, ईमेल पता, और अन्य विवरण जोड़ें।
• ईमेल पते को सही ढंग से कैप्चर करने के लिए एक "Email" प्रश्न जोड़ें।

स्टेप 2: Google Sheets से फॉर्म डेटा लिंक करें

Google Forms की प्रतिक्रियाओं को ट्रैक करने के लिए, हमें Google Sheets के साथ फॉर्म को लिंक करना होगा।

1. Google Sheets लिंक करें:

• फॉर्म के ऊपर के मेनू में "Responses" टैब पर जाएं।
• "Create Spreadsheet" बटन पर क्लिक करें।
• "Create a new spreadsheet" या "Select existing spreadsheet" का चयन करें और लिंक करें।

अब, आपकी Google Forms की प्रतिक्रियाएं Google Sheets में स्टोर होंगी।

स्टेप 3: Google Apps Script का उपयोग करें

Google Apps Script का उपयोग करके हम कस्टम स्क्रिप्ट लिख सकते हैं, जो फॉर्म सबमिशन के बाद कन्फर्मेशन ईमेल भेजेगा।

1. Google Sheets में Apps Script जोड़ें:

• Google Sheets में जाएं, जिसे आपने फॉर्म के साथ लिंक किया है।
• "Extensions" मेनू पर जाएं और "Apps Script" पर क्लिक करें।

2. नई स्क्रिप्ट लिखें:

नीचे दिया गया कोड Google Apps Script में पेस्ट करें:

javascript
Copy code
function sendConfirmationEmails(e) {
  // ईमेल पता और नाम प्राप्त करें
  var email = e.values[1];  // 1 पर ईमेल पते का इंडेक्स नंबर, इसे अपने फॉर्म के अनुसार बदलें
  var name = e.values[0];   // 0 पर नाम का इंडेक्स नंबर, इसे अपने फॉर्म के अनुसार बदलें
  
  // ईमेल विषय और शरीर
  var subject = 'धन्यवाद! आपकी सबमिशन प्राप्त हो गई है';
  var body = 'प्रिय ' + name + ',\n\n' +
             'धन्यवाद! आपके द्वारा भेजी गई जानकारी हमें प्राप्त हो गई है। हम आपकी प्रतिक्रियाओं पर ध्यान देंगे।\n\n' +
             'सादर,\n' +
             'टीम';

  // ईमेल भेजें
  MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}

function setUpTrigger() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  ScriptApp.newTrigger('sendConfirmationEmails')
           .forSpreadsheet(sheet)
           .onFormSubmit()
           .create();
}

कोड का विवरण:

1. sendConfirmationEmails: यह फंक्शन फॉर्म सबमिशन के बाद ट्रिगर होता है और ईमेल भेजता है।

   • e.values[] का उपयोग करके फॉर्म डेटा एक्सेस किया जाता है। आप इसे अपने फॉर्म की प्रश्न क्रम के अनुसार बदल सकते हैं।
   • MailApp.sendEmail() का उपयोग करके ईमेल भेजा जाता है।

2. setUpTrigger: यह फंक्शन एक ट्रिगर सेट करता है जो फॉर्म सबमिशन के बाद ऑटोमेटिकली ईमेल भेजेगा।

   • ScriptApp.newTrigger() का उपयोग करके ट्रिगर सेट किया जाता है।
   • .onFormSubmit() का उपयोग यह सुनिश्चित करता है कि ट्रिगर तब चले जब फॉर्म सबमिट हो।

3. स्क्रिप्ट को सेव और ट्रिगर सेट करें:

• स्क्रिप्ट को सेव करने के लिए "File > Save" पर क्लिक करें।
• "Run" बटन पर क्लिक करें और setUpTrigger फंक्शन को रन करें ताकि ट्रिगर सेट हो जाए।

स्टेप 4: ईमेल कस्टमाइजेशन और टेस्टिंग

ईमेल भेजने से पहले यह सुनिश्चित करें कि आप जो ईमेल भेज रहे हैं, वह सही है और सही तरीके से फॉर्म के डेटा को शामिल करता है।

1. ईमेल का परीक्षण करें:

• Google Forms भरें और सबमिट करें।
• चेक करें कि आपके द्वारा सेट किया गया ईमेल प्राप्त होता है या नहीं।

2. कस्टमाइजेशन:

आप ईमेल के विषय, शरीर और प्रारूप को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार बदल सकते हैं। आप HTML ईमेल, अटैचमेंट्स, और अन्य ईमेल फीचर्स भी जोड़ सकते हैं।

निष्कर्ष:

Google Forms के साथ कन्फर्मेशन ईमेल भेजना एक सरल प्रक्रिया है जो Google Apps Script का उपयोग करके आसानी से की जा सकती है। इस गाइड में हमने स्टेप बाय स्टेप यह सीखा कि कैसे Google Forms के साथ ईमेल भेजें, ट्रिगर सेट करें और ईमेल को कस्टमाइज करें। इस प्रक्रिया का पालन करके, आप अपने उपयोगकर्ताओं को तुरंत कन्फर्मेशन ईमेल भेज सकते हैं और उन्हें आपकी सेवाओं के बारे में सूचित रख सकते हैं।